Desafios

Quer conhecer mais ferramentas?

Nos projetos de desafios de inovação aberta apoiados pela Enap, é utilizada uma metodologia com 7 etapas. Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre as ferramentas utilizadas nas etapas:  Preparando o Terreno e  Redesenhando o Problema.

1- Preparando o Terreno

Nesta etapa, é onde se reúne o time que vai liderar o processo para identificar o problema e preencher a Matriz RACI.

SOBRE A MATRIZ RACI  

A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos utilizada nos mais diversos âmbitos e é de extrema importância para que a equipe de trabalho entenda suas funções e responsabilidades dentro do projeto.

O seu preenchimento consiste em listar as atividades e etapas a serem realizadas e, para cada uma delas, definir: responsável, autoridade, consultado e informado.

 

Responsável: pessoa que vai liderar as ações para a atividade prevista;

Autoridade: pessoa que vai aprovar as ações realizadas;

Consultada: pessoa que vai conseguir tirar dúvidas e dar suporte sobre as atividades realizadas;

Informada: pessoa que deve ser informada sobre as atividades constantemente.

 

O ideal é que em cada posição esteja listada uma pessoa e não um grupo, para que seja possível centralizar as responsabilidades de cada papel em cada etapa.

2- Redesenhando o Problema

Nesta etapa, espera-se que a organização entenda o problema a ser explorado no desafio e a partir de suas descobertas produza bons conteúdos para que possíveis proponentes entendam o problema que vão atuar. 

Utilizamos algumas ferramentas nessa etapa como a Desk Research e a Matriz CSD, que são fundamentais para o entendimento do problema. 

 

DESK RESEARCH

A Desk Research é uma maneira de compreender o contexto do seu problema por meio de pesquisa e levantamento de dados já disponíveis. A intenção não é buscar a resposta, mas entender como as pessoas lidavam, estão lidando e continuarão a lidar com as necessidades relacionadas ao desafio proposto, sem uma  pré-definição de uma solução. 

Passo-a-passo: 

1. Reúna seu grupo e planeje como será feita sua pesquisa;
2. Defina um local onde as informações vão ser compiladas;
3. Faça sua pesquisa e vá compilando os dados obtidos;
4. Faça resumos sobre o que for encontrando; 
5. No final, reúna-se com seu grupo e defina os 10 maiores achados.

 

O recomendado é usar quadros abertos para virar um mapa de pesquisas. Em ambiente virtual, recomenda-se o uso de plataformas no estilo Miro, onde você consegue colocar tudo que encontra e a plataforma atualiza para seu grupo instantaneamente.

Ao final do processo, é importante listar os 10 maiores achados dessas pesquisas para realmente consolidar o que foi encontrado e utilizar como base nas próximas etapas. 

 

MATRIZ CSD

A Matriz CSD é a ferramenta utilizada para entender mais sobre o que o grupo já conhece sobre o problema. É uma matriz dividida em 3 grandes blocos: certezas, suposições e dúvidas. 

 

Certezas: são dados e relatos, fatos que o time tem de fato CERTEZA. Uma das maneiras de colocar as informações neste bloco é: "Eu sei que…"

Suposições: são informações que seu grupo de trabalho infere, mas não tem dados para balizar o que foi escrito. Uma dica é colocar: "Eu acho que…"

Dúvidas: neste campo, é interessante listar todas as dúvidas que seu grupo tiver sobre o problema. A dica para o preenchimento é escrever sempre em forma de pergunta.

 

Na dinâmica de preenchimento da Matriz CSD, é preciso entender que, às vezes, o que é certeza para você, pode ser dúvida para seus companheiros; e sempre que algo não for consenso, entra como dúvida.

Essas são algumas das ferramentas que são utilizadas nessa etapa. Para conhecer mais sobre cada uma das outras etapas temos o toolkit que pode te ajudar.